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【英文Email格式整理】瞭解常見英文Email寒暄、結尾用法

雖然隨著科技的發展,現代人習慣使用的通訊軟體種類已經越來越多,但是Email在辦公職場上,仍然擁有其無可取代的地位,不論是公司內部的溝通,又或是與客戶窗口聯繫,撰寫一封得體且表達完整的Email,是上班族必備的技能。但當我們需要用英文撰寫Email的時候,卻往往不知道英文Email格式該如何下筆,究竟英文Email開頭要怎麼寫?英文的標題有什麼撰寫的訣竅嗎?本文為你統整了英文Email格式相關介紹,從寒暄用語到結尾用詞,幫助你寫出一封合宜的英文Email。


Email標題英文寫法:保持「精簡扼要」是重點

首先在撰寫Email標題(subject)時,許多人常為了展現專業與禮貌的態度,而不小心把標題寫得太長,這樣就會讓mail的收信系統無法完整顯示你的標題,一來可能讓對方在眾多的信件中漏掉你的來信,二來收信者無法有效從標題得知來信目的,就容易被當作垃圾信件忽略。


建議大家可以依照來信的目的與內容,參考以下用法,寫出精簡的Email標題:

  • ● 【寄送附件】:The project report for tomorrow's meeting.(關於明日會議的專案報告。)
  • ● 【詢問問題】:A question about the contract we signed yesterday.(關於昨日簽署之合約的一個問題。)
  • ● 【資訊回報】:Follow-up to the customer complaints no.122.(有關於客訴案件編號122的後續處理。)
  • ● 【請求要求】: Request for the personal leave application.(關於事假許可的申請。)


英文Email開頭、寒暄

在開頭的部分,一般會建議使用Dear來稱呼對方,這是較為正式的用法,也比較不容易冒犯別人,如果通信對象是與你職等相近或是較為熟識的合作窗口,才比較能使用Hello或Hi開頭。至於寒暄的部分,可以簡單利用以下常見的句型,搭配實際的回信情況調整:


常見英文Email寒暄語句

  • ● I hope you are well.(我希望你一切都好。)
  • ● I’m glad that we can keep in touch with Email.(我很高興我們可以透過電子郵件保持聯繫。)
  • ● Sorry for the late reply.(抱歉這麼晚才回信給您。)


【英文Email開頭、寒暄範例】

Dear Mr. Spector :

I hope you are well. Since we met at the E-commerce workshop last summer…


(親愛的史貝考特先生:

希望您一切都安好。自從去年夏天我們在電商工作坊見面後...)


英文Email範例:內容

完成了開頭的打招呼、寒暄之後,接下來就可以進入Email的主要內容了,在內容撰寫的部分,通常只要平順地把要表達的事項清楚敘述即可,建議可以把握以下重點:

  • ● 盡快切入信件的正題。
  • ● 善用列點功能,讓需要確認的事項更加清楚。
  • ● 避免使用口語化與過度輕浮的英文,例如:wanna(想要)/Sorta(一點)/this stuff(這東東)。
  • ● 避免使用不確定的語氣,因為Email並非即時溝通,如過信件當中太多不確定的語句,對方可能還要來信詢問,增加雙方的溝通成本。


英文Email範例:結尾、敬語

在信件的尾聲,我們可以利用以下句型,替Email的內容做個收尾,既可以明確讓對方知道信件的內容已經結束,同時又可以維持禮節。

  • ● 【表示靜候佳音】:I’m looking forward to hearing from you soon.(期待能收到您的回覆/消息。)
  • ● 【表示期待合作】:Looking forward to our cooperation. (期待我們日後的合作。)
  • ● 【表示祝福】:Have a nice day.(希望您有美好的一天。)


敬語的部分,千萬別覺得Best regards、Yours sincerely太過古板老套,這2個是相當實用且保險的敬語用法,對於重要的客戶或是合作窗口,是比較理想的用詞。

【英文Email結尾、敬語範例】

These are the details we need to discuss at the next meeting. I’m looking forward to hearing from you soon.


Yours sincerely, 

Steven Brown


(這些細節是我們在下次會議中需要討論的。期待能夠收到您的回覆。

史蒂芬.布朗 敬上)


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