雖然隨著科技的發展,現代人習慣使用的通訊軟體種類已經越來越多,但是Email在辦公職場上,仍然擁有其無可取代的地位,不論是公司內部的溝通,又或是與客戶窗口聯繫,撰寫一封得體且表達完整的Email,是上班族必備的技能。但當我們需要用英文撰寫Email的時候,卻往往不知道英文Email格式該如何下筆,究竟英文Email開頭要怎麼寫?英文的標題有什麼撰寫的訣竅嗎?本文為你統整了英文Email格式相關介紹,從寒暄用語到結尾用詞,幫助你寫出一封合宜的英文Email。
首先在撰寫Email標題(subject)時,許多人常為了展現專業與禮貌的態度,而不小心把標題寫得太長,這樣就會讓mail的收信系統無法完整顯示你的標題,一來可能讓對方在眾多的信件中漏掉你的來信,二來收信者無法有效從標題得知來信目的,就容易被當作垃圾信件忽略。
建議大家可以依照來信的目的與內容,參考以下用法,寫出精簡的Email標題:
在開頭的部分,一般會建議使用Dear來稱呼對方,這是較為正式的用法,也比較不容易冒犯別人,如果通信對象是與你職等相近或是較為熟識的合作窗口,才比較能使用Hello或Hi開頭。至於寒暄的部分,可以簡單利用以下常見的句型,搭配實際的回信情況調整:
【英文Email開頭、寒暄範例】
Dear Mr. Spector :
I hope you are well. Since we met at the E-commerce workshop last summer…
(親愛的史貝考特先生:
希望您一切都安好。自從去年夏天我們在電商工作坊見面後...)
完成了開頭的打招呼、寒暄之後,接下來就可以進入Email的主要內容了,在內容撰寫的部分,通常只要平順地把要表達的事項清楚敘述即可,建議可以把握以下重點:
在信件的尾聲,我們可以利用以下句型,替Email的內容做個收尾,既可以明確讓對方知道信件的內容已經結束,同時又可以維持禮節。
在敬語的部分,千萬別覺得Best regards、Yours sincerely太過古板老套,這2個是相當實用且保險的敬語用法,對於重要的客戶或是合作窗口,是比較理想的用詞。
【英文Email結尾、敬語範例】
These are the details we need to discuss at the next meeting. I’m looking forward to hearing from you soon.
Yours sincerely,
Steven Brown
(這些細節是我們在下次會議中需要討論的。期待能夠收到您的回覆。
史蒂芬.布朗 敬上)
看完文章之後,你是否也對於英文Email格式,還有應該如何撰寫有了更多的認識呢?在職場當中,除了寄發Email之外,還會有公司公文、部門報告等書寫英文的需求,若你希望能夠透過相關學習,補足英文聽說讀寫的能力,那麼TLI外語的英文課程將會是你的好選擇之一。
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