【英文Email格式整理】瞭解常見英文Email寒暄、結尾用法

雖然隨著科技的發展，現代人習慣使用的通訊軟體種類已經越來越多，但是Email在辦公職場上，仍然擁有其無可取代的地位，不論是公司內部的溝通，又或是與客戶窗口聯繫，撰寫一封得體且表達完整的Email，是上班族必備的技能。但當我們需要用英文撰寫Email的時候，卻往往不知道英文Email格式該如何下筆，究竟英文Email開頭要怎麼寫？英文的標題有什麼撰寫的訣竅嗎？本文為你統整了英文Email格式相關介紹，從寒暄用語到結尾用詞，幫助你寫出一封合宜的英文Email。

Email標題英文寫法：保持「精簡扼要」是重點

首先在撰寫Email標題（subject）時，許多人常為了展現專業與禮貌的態度，而不小心把標題寫得太長，這樣就會讓mail的收信系統無法完整顯示你的標題，一來可能讓對方在眾多的信件中漏掉你的來信，二來收信者無法有效從標題得知來信目的，就容易被當作垃圾信件忽略。

建議大家可以依照來信的目的與內容，參考以下用法，寫出精簡的Email標題：

● 【寄送附件】：The project report for tomorrow's meeting.（關於明日會議的專案報告。）
● 【詢問問題】：A question about the contract we signed yesterday.（關於昨日簽署之合約的一個問題。）
● 【資訊回報】：Follow-up to the customer complaints no.122.（有關於客訴案件編號122的後續處理。）
● 【請求要求】： Request for the personal leave application.（關於事假許可的申請。）

英文Email開頭、寒暄

在開頭的部分，一般會建議使用Dear來稱呼對方，這是較為正式的用法，也比較不容易冒犯別人，如果通信對象是與你職等相近或是較為熟識的合作窗口，才比較能使用Hello或Hi開頭。至於寒暄的部分，可以簡單利用以下常見的句型，搭配實際的回信情況調整：

常見英文Email寒暄語句

● I hope you are well.（我希望你一切都好。）
● I’m glad that we can keep in touch with Email.（我很高興我們可以透過電子郵件保持聯繫。）
● Sorry for the late reply.（抱歉這麼晚才回信給您。）

【英文Email開頭、寒暄範例】

Dear Mr. Spector :

I hope you are well. Since we met at the E-commerce workshop last summer…

（親愛的史貝考特先生：

希望您一切都安好。自從去年夏天我們在電商工作坊見面後...）

英文Email範例：內容

完成了開頭的打招呼、寒暄之後，接下來就可以進入Email的主要內容了，在內容撰寫的部分，通常只要平順地把要表達的事項清楚敘述即可，建議可以把握以下重點：

● 盡快切入信件的正題。
● 善用列點功能，讓需要確認的事項更加清楚。
● 避免使用口語化與過度輕浮的英文，例如：wanna（想要）／Sorta（一點）／this stuff（這東東）。
● 避免使用不確定的語氣，因為Email並非即時溝通，如過信件當中太多不確定的語句，對方可能還要來信詢問，增加雙方的溝通成本。

英文Email範例：結尾、敬語

在信件的尾聲，我們可以利用以下句型，替Email的內容做個收尾，既可以明確讓對方知道信件的內容已經結束，同時又可以維持禮節。

● 【表示靜候佳音】：I’m looking forward to hearing from you soon.（期待能收到您的回覆／消息。）
● 【表示期待合作】：Looking forward to our cooperation. （期待我們日後的合作。）
● 【表示祝福】：Have a nice day.（希望您有美好的一天。）

在敬語的部分，千萬別覺得Best regards、Yours sincerely太過古板老套，這2個是相當實用且保險的敬語用法，對於重要的客戶或是合作窗口，是比較理想的用詞。

【英文Email結尾、敬語範例】

These are the details we need to discuss at the next meeting. I’m looking forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

Steven Brown

（這些細節是我們在下次會議中需要討論的。期待能夠收到您的回覆。

史蒂芬．布朗　敬上）

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