商用英文書信總是寫不好？5分鐘瞭解常見用法，給客戶留下好印象

「第一次寫商用英文書信如何起筆？」、「商用英文書信要怎麼寫得易懂又不失禮？」是許多新手們的共同困擾。本文將介紹商用英文書信格式，並彙整常見的英文商務書信範例與應用，幫助大家掌握商業英文書信的慣用語，最後分享撰寫商用英文書信時容易忽略的3個事項，讓你輕鬆避開撰寫雷區，第一次寫商用英文書信就上手！

商業英文書信怎麼寫？先瞭解商用英文書信格式

在掌握商用英文書信的常見用法之前，先帶大家瞭解書信格式。一般來說商用英文書信可分成3大部分，分別為開頭、內文及結尾，以下彙整出各部分涵蓋的內容，幫助大家瞭解各部分的撰寫重點。

● 書信開頭：包含對方的稱呼、問候語，可依照雙方熟識程度調整用語。

● 書信內文：點出書信目的，告訴對方自己的請求、希望對方做出的行動等。

● 書信結尾：包含聯繫方式、附加檔案及署名。

商用英文書信常用語彙整｜商務書信範例&應用分享

瞭解書信架構之後，接下來我們整理出書信中的慣用語範例，幫助大家學會實際應用。

商用英文書信開頭範例

【稱呼】

正式的商用英文書信會稱呼對方的姓氏而非名字，常見用法如下：

● Dear Sir／Madam,

● Dear Sir or Madam,

● Dear Mr. Mikkelsen,（用於稱呼先生）

● Dear Miss Lewis,（用於稱呼未婚女士）

● Dear Mrs. Lewis,（用於稱呼已婚女士）

● Dear Ms. Lewis,（用於稱呼不確定婚姻狀態的女士）

● To whom it may concern:（當不確定收件者時可使用）

除了「Dear＋稱呼」這個用法外，也可以使用Good morning、Good afternoon等招呼作為開頭，不過這比較適用於熟悉的客戶，若雙方還不熟識，仍建議使用上述用法，並避免使用Hello、Hi作為開頭。

【問候語、寒暄】

在寫完稱呼之後可以直接點出信件目的，或者先進行簡單問候與寒暄，拉近彼此距離：

● I hope you are all fine.

● I hope this mail finds you well.

● I hope everything is fine on your side.

● It’s nice to get connected with you.

● It’s my pleasure meeting with you.

● It was nice to see you last time.（用於過去曾見面的情況）

商用英文書信內文範例

在簡單寒暄過後即可表明來信目的，常見的起手式如下：

● I’m writing to…

● The reason I’m writing is…

● I'm writing in regard to…

● I’m writing regarding／concerning…

● I’m pleased to inform you that…

● We would like to…

例句：I’m writing to tell you that we launched a new product.

如果是用於回覆對方的信件，可以先以"Thank you for your inquiry."或"Thank you for your letter."作為開頭，再以"This email is written in response to…"撰寫回應。

【表達請求、希望對方回覆】

如在信中想要對方做出行動，可參考以下用法：

● Would you mind…

● Would it be possible to…

● Could you…

● Please let me know if you will be available for…

● We look forward to hearing from you.

例句：Could you please recommand our product on your Instagram? We look forward to hearing from you.

商用英文書信結尾範例

有了拉近距離的開頭、完整內文之後，當然也少不了完美的結尾，而根據雙方熟識程度不同，使用的結尾語也有所差異：

【對初次聯繫／不熟悉的客戶】

● Sincerely,

● Sincerely yours,

● Yours sincerely,

● Yours truly,

● Yours faithfully,

● Respectfully,

● Respectfully yours,

【對較熟悉的客戶】

● Yours,

● Regards,

● Best regards,

● All the best,

3個商用英文書信撰寫注意事項統整

1.標題應具體、簡潔

標題是許多人在撰寫商用英文信件時最容易忽略的部分。想像你的顧客一整天會收到上百封的信件，該如何避免被他誤以為你寫的信是垃圾信件，甚至優先閱讀你的信件呢？從標題開始著手是最有效率的方式。在撰寫標題時，應講求簡潔有力並具體表達來信目的，讓收信者能夠一目瞭然，以下提供正反例給你參考：

● Shall We Have Dinner Tonight?（X）

● Christmas Party Invitation From Vogue.（O）

2主動代替被動

雖然商業書信不像朋友間的書信來往那般溫暖風趣，但也要避免過於疏離，給予顧客冷冰冰的印象。想要避免上述情況，可以在信件中以主動語態（Active voice）代替被動語態（Passive voice）撰寫字句，提升積極性。舉例來說，同樣都是收到顧客的來信，以下2種回應給人的感覺卻截然不同：

● The issue you mentioned has been reviewed.（X）

● We’re looking into this issue you mentioned in the letter.（O）

使用主動語態可明確表達正在積極處理顧客提出的問題，而被動語態則會給人比較官方、難以親近的感覺。

3.避免過度鋪陳

撰寫商業英文信件時，應盡可能簡潔有力、精準表達需求，避免拐彎抹角與過度鋪陳，不僅會浪費對方的閱讀時間，也更容易模糊焦點。

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