「第一次寫商用英文書信如何起筆?」、「商用英文書信要怎麼寫得易懂又不失禮?」是許多新手們的共同困擾。本文將介紹商用英文書信格式,並彙整常見的英文商務書信範例與應用,幫助大家掌握商業英文書信的慣用語,最後分享撰寫商用英文書信時容易忽略的3個事項,讓你輕鬆避開撰寫雷區,第一次寫商用英文書信就上手!
在掌握商用英文書信的常見用法之前,先帶大家瞭解書信格式。一般來說商用英文書信可分成3大部分,分別為開頭、內文及結尾,以下彙整出各部分涵蓋的內容,幫助大家瞭解各部分的撰寫重點。
● 書信開頭:包含對方的稱呼、問候語,可依照雙方熟識程度調整用語。
● 書信內文:點出書信目的,告訴對方自己的請求、希望對方做出的行動等。
● 書信結尾:包含聯繫方式、附加檔案及署名。
瞭解書信架構之後,接下來我們整理出書信中的慣用語範例,幫助大家學會實際應用。
正式的商用英文書信會稱呼對方的姓氏而非名字,常見用法如下:
● Dear Sir/Madam,
● Dear Sir or Madam,
● Dear Mr. Mikkelsen,(用於稱呼先生)
● Dear Miss Lewis,(用於稱呼未婚女士)
● Dear Mrs. Lewis,(用於稱呼已婚女士)
● Dear Ms. Lewis,(用於稱呼不確定婚姻狀態的女士)
● To whom it may concern:(當不確定收件者時可使用)
除了「Dear+稱呼」這個用法外,也可以使用Good morning、Good afternoon等招呼作為開頭,不過這比較適用於熟悉的客戶,若雙方還不熟識,仍建議使用上述用法,並避免使用Hello、Hi作為開頭。
在寫完稱呼之後可以直接點出信件目的,或者先進行簡單問候與寒暄,拉近彼此距離:
● I hope you are all fine.
● I hope this mail finds you well.
● I hope everything is fine on your side.
● It’s nice to get connected with you.
● It’s my pleasure meeting with you.
● It was nice to see you last time.(用於過去曾見面的情況)
在簡單寒暄過後即可表明來信目的,常見的起手式如下:
● I’m writing to…
● The reason I’m writing is…
● I'm writing in regard to…
● I’m writing regarding/concerning…
● I’m pleased to inform you that…
● We would like to…
例句:I’m writing to tell you that we launched a new product.
如果是用於回覆對方的信件,可以先以"Thank you for your inquiry."或"Thank you for your letter."作為開頭,再以"This email is written in response to…"撰寫回應。
如在信中想要對方做出行動,可參考以下用法:
● Would you mind…
● Would it be possible to…
● Could you…
● Please let me know if you will be available for…
● We look forward to hearing from you.
例句:Could you please recommand our product on your Instagram? We look forward to hearing from you.
有了拉近距離的開頭、完整內文之後,當然也少不了完美的結尾,而根據雙方熟識程度不同,使用的結尾語也有所差異:
● Sincerely,
● Sincerely yours,
● Yours sincerely,
● Yours truly,
● Yours faithfully,
● Respectfully,
● Respectfully yours,
● Yours,
● Regards,
● Best regards,
● All the best,
標題是許多人在撰寫商用英文信件時最容易忽略的部分。想像你的顧客一整天會收到上百封的信件,該如何避免被他誤以為你寫的信是垃圾信件,甚至優先閱讀你的信件呢?從標題開始著手是最有效率的方式。在撰寫標題時,應講求簡潔有力並具體表達來信目的,讓收信者能夠一目瞭然,以下提供正反例給你參考:
● Shall We Have Dinner Tonight?(X)
● Christmas Party Invitation From Vogue.(O)
雖然商業書信不像朋友間的書信來往那般溫暖風趣,但也要避免過於疏離,給予顧客冷冰冰的印象。想要避免上述情況,可以在信件中以主動語態(Active voice)代替被動語態(Passive voice)撰寫字句,提升積極性。舉例來說,同樣都是收到顧客的來信,以下2種回應給人的感覺卻截然不同:
● The issue you mentioned has been reviewed.(X)
● We’re looking into this issue you mentioned in the letter.(O)
使用主動語態可明確表達正在積極處理顧客提出的問題,而被動語態則會給人比較官方、難以親近的感覺。
撰寫商業英文信件時,應盡可能簡潔有力、精準表達需求,避免拐彎抹角與過度鋪陳,不僅會浪費對方的閱讀時間,也更容易模糊焦點。
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