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商用英文書信總是寫不好?5分鐘瞭解常見用法,給客戶留下好印象

「第一次寫商用英文書信如何起筆?」、「商用英文書信要怎麼寫得易懂又不失禮?」是許多新手們的共同困擾。本文將介紹商用英文書信格式,並彙整常見的英文商務書信範例與應用,幫助大家掌握商業英文書信的慣用語,最後分享撰寫商用英文書信時容易忽略的3個事項,讓你輕鬆避開撰寫雷區,第一次寫商用英文書信就上手!


商業英文書信怎麼寫?先瞭解商用英文書信格式

在掌握商用英文書信的常見用法之前,先帶大家瞭解書信格式。一般來說商用英文書信可分成3大部分,分別為開頭內文結尾,以下彙整出各部分涵蓋的內容,幫助大家瞭解各部分的撰寫重點。


● 書信開頭:包含對方的稱呼、問候語,可依照雙方熟識程度調整用語。

● 書信內文:點出書信目的,告訴對方自己的請求、希望對方做出的行動等。

● 書信結尾:包含聯繫方式、附加檔案及署名。


商用英文書信常用語彙整|商務書信範例&應用分享

瞭解書信架構之後,接下來我們整理出書信中的慣用語範例,幫助大家學會實際應用。


商用英文書信開頭範例

【稱呼】

正式的商用英文書信會稱呼對方的姓氏而非名字,常見用法如下:

● Dear Sir/Madam,

● Dear Sir or Madam,

● Dear Mr. Mikkelsen,(用於稱呼先生)

● Dear Miss Lewis,(用於稱呼未婚女士)

● Dear Mrs. Lewis,(用於稱呼已婚女士)

● Dear Ms. Lewis,(用於稱呼不確定婚姻狀態的女士)

● To whom it may concern:(當不確定收件者時可使用)


除了「Dear+稱呼」這個用法外,也可以使用Good morning、Good afternoon等招呼作為開頭,不過這比較適用於熟悉的客戶,若雙方還不熟識,仍建議使用上述用法,並避免使用Hello、Hi作為開頭。


【問候語、寒暄】

在寫完稱呼之後可以直接點出信件目的,或者先進行簡單問候與寒暄,拉近彼此距離:


● I hope you are all fine.

● I hope this mail finds you well.

● I hope everything is fine on your side.

● It’s nice to get connected with you.

● It’s my pleasure meeting with you.

● It was nice to see you last time.(用於過去曾見面的情況)


商用英文書信內文範例

在簡單寒暄過後即可表明來信目的,常見的起手式如下:


● I’m writing to… 

● The reason I’m writing is…

● I'm writing in regard to…

● I’m writing regarding/concerning…

● I’m pleased to inform you that…

● We would like to…


例句:I’m writing to tell you that we launched a new product.

如果是用於回覆對方的信件,可以先以"Thank you for your inquiry."或"Thank you for your letter."作為開頭,再以"This email is written in response to…"撰寫回應。


【表達請求、希望對方回覆】

如在信中想要對方做出行動,可參考以下用法:


● Would you mind…

● Would it be possible to…

● Could you…

● Please let me know if you will be available for…

● We look forward to hearing from you.


例句:Could you please recommand our product on your Instagram? We look forward to hearing from you.


商用英文書信結尾範例

有了拉近距離的開頭、完整內文之後,當然也少不了完美的結尾,而根據雙方熟識程度不同,使用的結尾語也有所差異:


【對初次聯繫/不熟悉的客戶】

● Sincerely,

● Sincerely yours,

● Yours sincerely,

● Yours truly,

● Yours faithfully, 

● Respectfully,

● Respectfully yours,


【對較熟悉的客戶】

● Yours,

● Regards,

● Best regards,

● All the best,


3個商用英文書信撰寫注意事項統整

1.標題應具體、簡潔

標題是許多人在撰寫商用英文信件時最容易忽略的部分。想像你的顧客一整天會收到上百封的信件,該如何避免被他誤以為你寫的信是垃圾信件,甚至優先閱讀你的信件呢?從標題開始著手是最有效率的方式。在撰寫標題時,應講求簡潔有力並具體表達來信目的,讓收信者能夠一目瞭然,以下提供正反例給你參考:


● Shall We Have Dinner Tonight?(X)

● Christmas Party Invitation From Vogue.(O)


2主動代替被動

雖然商業書信不像朋友間的書信來往那般溫暖風趣,但也要避免過於疏離,給予顧客冷冰冰的印象。想要避免上述情況,可以在信件中以主動語態(Active voice)代替被動語態(Passive voice)撰寫字句,提升積極性。舉例來說,同樣都是收到顧客的來信,以下2種回應給人的感覺卻截然不同:


● The issue you mentioned has been reviewed.(X)

● We’re looking into this issue you mentioned in the letter.(O)


使用主動語態可明確表達正在積極處理顧客提出的問題,而被動語態則會給人比較官方、難以親近的感覺。


3.避免過度鋪陳

撰寫商業英文信件時,應盡可能簡潔有力、精準表達需求,避免拐彎抹角與過度鋪陳,不僅會浪費對方的閱讀時間,也更容易模糊焦點。


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